Le 14 septembre 2018 est entré en vigueur le décret sur l’Open Access  adopté par le Parlement de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Ce décret institue pour tous les chercheurs l’obligation de déposer leurs publications* en libre accès dans une archive institutionnelle numérique.  

Les Hautes Écoles se sont fédérées et ont confié à SynHERA la mission d’implémenter une plateforme unique d’archivage numérique. De là est née l’archive institutionnelle « LUCK », dont l’acronyme signifie Library of University College Knowledge.

L’objectif est triple :

– recueillir et conserver les publications scientifiques des chercheurs et enseignants de l’ensemble des Hautes Écoles, de leurs Centres de Recherche associés et des unités de recherche en Haute École de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;

– rendre (dans la mesure du possible) ces documents librement accessibles et consultables via Internet ;

– encourager la recherche et diffuser au maximum la production scientifique des Hautes Écoles.

 (*) publications issues de recherches financées en tout ou en partie par des pouvoirs publics

Une archive institutionnelle a pour objectif de recueillir, valoriser et conserver la production scientifique d’une institution (université, Haute École, organisme de recherche, etc.) et de la rendre libre d’accès via Internet. Les chercheurs peuvent y archiver eux-mêmes leurs travaux.

L’acronyme « LUCK » signifie Library of University College Knowledge.

• Communauté : une communauté représente une des 19 Hautes Écoles de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
• Sous-Communauté: une sous-communauté représente un Centre de Recherche associé à une Haute École (avec personnalité juridique) ou une/des unité(s) de recherche en Haute École (sans personnalité juridique).
• Collection : une collection est basée sur un des 4 grands axes de l’enseignement (art, santé, sciences et techniques, sciences humaines). Une collection constitue le domaine scientifique dans lequel est déposée une publication.

LUCK contient l’ensemble de la production scientifique des 19 Hautes Écoles, Centres de Recherche associés et unités de recherche en Haute École de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

On peut y trouver des articles scientifiques, des livres/ouvrages ou monographies, des TFE, des actes de conférence ou de colloque, des rapports, des brevets, des syllabus, des publications d’intérêt général/presse, etc. 

Un dépôt institutionnel permet notamment :

• Un accès facile et gratuit à l’information scientifique de toutes les Hautes Écoles, Centres de Recherche et unités de recherche en Haute École ;
• Une valorisation et diffusion accrue de la recherche au niveau mondial ;
• Une coordination et gestion des publications de votre institution ;
• Une meilleure visibilité de la communauté scientifique des Hautes Écoles ;
• Des statistiques de visualisation et de dépôt.

Tous les chercheurs, enseignants et membres du personnel administratif du réseau des Hautes Écoles, Centres de Recherche associés et unités de recherche en Haute École de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Ces personnes doivent avoir créé un compte et avoir été liées à une communauté/sous-communauté et à une/des collection(s) au préalable.

Oui. Le 14 septembre 2018, est entré en vigueur le décret sur l’Open Access adopté par le Parlement de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Celui-ci institue, pour tous les chercheurs, l’obligation de déposer, sous certaines conditions, leurs publications* en libre accès dans une archive numérique institutionnelle.

(*) publications issues de recherches financées en tout ou en partie par des pouvoirs publics

Le format de fichier recommandé pour le dépôt dans LUCK est le PDF (Portable Document Format).

Pour les autres formats tels que Word, Excel ou Publisher, il est souhaitable qu’ils soient convertis au format PDF pour éviter toute forme de modification du document. Ceci est facilement réalisable via la suite Office, lors de l’enregistrement du document ou via le programme « PDFCreator ».

Les autres formats  tels que « doc », « odt », « LaTeX », etc. sont cependant supportés.

Pour les fichiers audio et audiovisuels, les formats mp3 et mp4 sont acceptés. Pour éviter tout manque d’espace de stockage sur la plateforme, privilégier un lien url dans la description de la publication et/ou un lien dans le fichier téléchargé.

Pour chaque document publié dans LUCK, il est possible de définir un degré d’accessibilité :

• Accès ouvert : le document est en Open Access (OA), ce qui veut dire qu’il est consultable par tous ;
• Accès ouvert avec embargo : l’accès en Open Access (OA) au document ne sera possible qu’au terme de l’embargo imposé par l’éditeur ; le document sera rendu automatiquement accessible une fois cette période d’embargo terminée ;
• Accès restreint : le document est uniquement accessible aux membres d’une même communauté. L’accès aux autres utilisateurs ne peut se faire que via une demande de copie de document, possible directement à partir de LUCK ;
• Accès privé : le document est uniquement accessible aux auteurs. L’accès au fichier pour tous les autres utilisateurs ne peut se faire que via une demande de copie de document.

Pour les articles scientifiques : lorsque leur numéro ISSN est correctement indiqué lors du dépôt sur LUCK, cela identifie la publication dans la base de données SHERPA/RoMEO.

Cet outil recense les politiques des différentes revues scientifiques en matière de copyright et d’auto-archivage.

On peut alors connaître l’éditeur de la publication, le nom de sa revue/périodique et sa couleur « RoMEO ». Chaque couleur correspond à une politique d’archivage de l’éditeur.

Il convient dès lors de respecter la politique d’archivage imposée par l’éditeur.

Pour les autres documents, il convient de déposer leur version finale.

Oui, les gestionnaires de la communauté et collection dans laquelle vous déposez vérifient chaque publication. Ils peuvent soit accepter un document, le rejeter ou modifier ses métadonnées. Dans tous les cas, vous êtes prévenu par email du statut de votre dépôt.

Oui. Lors de la procédure de dépôt, dans le champ où il faut choisir l’institution, il faut sélectionner la catégorie « autre ». Ensuite, il faut encoder l’institution concernée dans le champ suivant.

En principe, non. Une fois que votre document a été soumis sur la plateforme et a été vérifié et accepté par un des gestionnaires de votre communauté et collection, il est archivé dans l’archive institutionnelle et il n’est plus possible de le retirer. Seule l’équipe LUCK, en cas de problème, peut supprimer une archive du dépôt. Il faut alors la contacter : luck@synhera.be.

Par contre, il est possible de supprimer les publications qui sont en cours de soumission.

• Accès à la consultation :

Tout le monde a accès à l’information présente sur LUCK, sans inscription préalable. Dès lors, il est possible de consulter et télécharger tous les documents déposés en Open Access. Il est également possible de consulter les statistiques de téléchargement et de consultation d’un document.

Seule une adresse email est nécessaire lors du processus de demande d’une copie de document pour les documents en « accès ouvert avec embargo », en « accès restreint » et en « accès privé ».

• Accès au dépôt :

Tous les chercheurs, enseignants et membres du personnel administratif du réseau des Hautes Écoles, Centres de Recherche associés et unités de recherche en Haute École de la Fédération Wallonie-Bruxelles ont accès au dépôt. Ces personnes doivent, au préalable, avoir créé un compte LUCK et avoir été liées à une communauté/sous-communauté et collection.

Vous disposez de trois modes de recherche dans LUCK :

• Recherche par Communautés/Collections :

La recherche porte seulement sur la communauté/sous communauté et collection sélectionnée. Possibilité de rechercher par auteur, titre, date de publication, etc. ou par mots-clés.

• Recherche par mots-clés (recherche simple ou avancée)

– Simple : Recherche par mots-clés portant sur tout le répertoire (sur les champs descriptifs des documents mais aussi sur leur texte).

-Avancée : La recherche porte sur divers index (auteur, titre, date de publication, sujet, type de document, titre de périodique, thématique), sur les champs descriptifs des documents mais aussi sur leur texte. Possibilité d’affiner les résultats grâce à l’utilisation de filtres.

•  Recherche par classification

Permet de parcourir l’archive par ordre alphabétique par : auteur, titre, date de publication, sujet, type de document, titre de périodique et thématique.

LUCK offre différentes possibilités pour se tenir informé des derniers dépôts effectués :

• S’abonner à des collections afin de recevoir quotidiennement, par courriel, des alertes des nouveaux documents ajoutés (autant de collections que souhaité).
• Utiliser les fils RSS disponibles pour toutes les collections.

Les documents en « accès ouvert avec embargo », en « accès restreint » et en « accès privé » peuvent faire l’objet d’une demande de copie d’un document.

Lors d’une demande de copie d’un document, il faut cliquer sur le lien en dessous de « voir/ouvrir » pour avoir accès au formulaire de demande. Il suffit de le remplir et de cliquer sur « demander une copie ». Un email est automatiquement transmis aux auteurs qui ont alors la possibilité d’accepter ou de refuser la demande.  Le demandeur reçoit un email avec la réponse de l’auteur, qu’elle soit positive ou négative. 

Si vous êtes chercheur, enseignant ou membre du personnel administratif du réseau des Hautes Écoles, Centres de Recherche associés et unités de recherche en Haute École de la Fédération Wallonie-Bruxelles, vous devez informer le coordinateur et/ou les gestionnaires de votre institution de votre inscription sur LUCK. Ainsi, ils pourront vous lier à une communauté/sous-communauté et à/des collection(s) et vous pourrez alors commencer à déposer.

Si vous ne faites pas partie ces personnes, vous n’avez pas le droit de déposer de document sur la plateforme LUCK.

Oui, il suffit de le mentionner après votre inscription sur LUCK, lorsque vous en informez le coordinateur et/ou les gestionnaires d’une des institutions où vous travaillez. Dès lors, ces personnes vous lieront à plusieurs communautés/sous-communautés. Il en va de même pour les collections.

Oui, il suffit de le mentionner lorsque vous informez le coordinateur et/ou les gestionnaires de votre institution de votre inscription sur LUCK. Dès lors, ces personnes vous lieront à plusieurs collections.

Lors du processus de dépôt, tous les champs ne sont pas obligatoires. Seuls ceux suivis d’un astérisque le sont.

Si un manque d’information subsiste, il est possible d’enregistrer les données encodées et de revenir à la soumission du document plus tard, le temps d’obtenir les informations manquantes.

Oui, c’est normal. Lorsqu’un déposant soumet un document, les gestionnaires de la communauté et collection concernés en sont informés par email. Ils doivent alors vérifier la publication et peuvent l’accepter, la rejeter ou modifier ses métadonnées. Dans tous les cas, le déposant est averti par email de l’état de sa publication.

Cela fait désormais plusieurs semaines que de nombreux chercheurs du réseau des Hautes Écoles découvrent la plateforme LUCK, son interface et les publications qui font sa richesse. Ces interactions sans cesse plus nombreuses suscitent de facto de plus en plus de questions relatives à l’utilisation de la plateforme. Parmi celles-ci, une interrogation concernant la valeur des contrats d’édition conclus dans le cadre de la publication de résultats de recherche nous parvient assez souvent chez SynHERA, actuel gestionnaire de la plateforme.

En effet, depuis mai 2018, le décret Open Access de la Fédération Wallonie-Bruxelles oblige quiconque a bénéficié de fonds publics pour l’accomplissement d’une recherche, qui a donné lieu à une publication, à déposer sur une archive institutionnelle le texte publié. Initialement, ce décret vise à lutter contre le monopole des grands éditeurs scientifiques, capables de monnayer l’accès aux revues ainsi que la faculté de publier dans celles-ci. Selon ce décret, les éditeurs doivent désormais permettre aux chercheurs de se conformer à la loi belge en les autorisant à publier en Open Access après un certain délai, que l’on appelle période d’embargo.

Mais dans ce cas, que faire lorsque l’éditeur ne rend pas cela possible ? A-t-il seulement le droit de refuser ? Et si oui, comment le chercheur, pris entre le décret d’une part, et son contrat d’édition d’autre part, peut-il s’extirper de cette situation ? Ayant interpellé la Fédération sur ces questions lors de l’entrée en vigueur du décret, voici ce que nous pouvons en dire :

A-t-il le droit de refuser ?

Sans entrer dans une profonde analyse des systèmes juridiques belges, européens et internationaux, il est néanmoins nécessaire d’expliquer certains principes de droit afin de comprendre le nœud de cette problématique.

C’est un fait : le droit s’accommode plutôt bien des situations purement nationales. Ainsi, la situation la plus simple est probablement celle d’un chercheur belge opposé à un éditeur belge ne lui permettant pas de publier en Open Access. Dans ce cas, en toute logique, le juge saisi de l’affaire appliquera l’ensemble des textes légaux en vigueur en Belgique et aboutira sans aucun doute possible à la conclusion que l’éditeur est en violation de la loi. Le chercheur pourra alors publier ses écrits sur sa plateforme institutionnelle.

Mais que se passerait-il si l’éditeur n’est pas basé en Belgique mais à l’étranger, toutes choses étant égales par ailleurs ? Dans ce cadre-là, et de nouveau sans entrer dans le détail des règles de rattachement, de conflits de lois et d’applicabilité qui font la beauté complexe du droit international, il est tout à fait envisageable qu’un juge étranger soit amené à se prononcer sur la plainte, et que ce dernier applique sa loi nationale. Si le pays en question n’a pas d’équivalent aux « décrets Open Access », le même chercheur sera alors débouté tout simplement.

C’est précisément pour ces raisons et pour éviter cette incertitude que, dans la majorité des contrats d’édition, nous retrouverons alors sans peine une clause de juridiction indiquant, en cas de plainte, le juge compétent et le droit à appliquer. Etant donné ces clauses contractuelles, la répartition géographique des maisons d’éditions et leur développement en multinationales, on comprendra aisément qu’une situation purement belge est évidemment marginale.

Alors, que peut faire le chercheur ?

Malgré ce qui a été dit précédemment, le chercheur n’en est pas pour autant libéré de son obligation d’archiver en Open Access. Comment est-ce possible de concilier ces deux constats, nous direz-vous ? Le décret fait une distinction entre « publication » et « archivage » ! Fondamentalement, le décret de mai 2018 a quasiment pour seul objet d’obliger le chercheur à « archiver », ou en d’autres termes, à déposer ses écrits sur une plateforme institutionnelle, sans forcément rendre publics lesdits écrits. La « publication », elle, ne doit être envisagée que pour autant qu’elle soit possible. Tout chercheur peut donc se conformer à l’obligation légale qui repose sur ses épaules en archivant le texte de sa publication sur une archive institutionnelle, tout en respectant ses engagements vis-à-vis de sa maison d’édition puisqu’il ne lui fait pas de concurrence.

Cette fonction permettant un simple recensement de la publication sans un accès au texte est un élément essentiel de toute archive institutionnelle et a, par conséquent, été rendue possible sur la plateforme LUCK. Ainsi, au-delà du fait de remplir une obligation juridique, le chercheur peut assurer une certaine visibilité par rapport à son travail. Nous invitons donc naturellement tout chercheur, qui n’aurait pas encore archivé ses publications, à profiter, dès à présent, de la plateforme LUCK et des différentes fonctionnalités qu’elle peut offrir.

Le législateur belge a répondu à cette question en introduisant une exception au contrat d’édition au profit du libre accès des publications scientifiques.

Introduit par la loi du 30 juillet 2018, l’article 196, §2/1 du livre XI du Code belge de droit économique dispose  que : « L’auteur d’un article scientifique issu d’une recherche financée pour au moins la moitié par des fonds publics conserve, même si, conformément à l’article XI.167, il a cédé ses droits à un éditeur d’un périodique ou les a placés sous une licence simple ou exclusive, le droit de mettre le manuscrit gratuitement à la disposition du public en libre accès après un délai de douze mois pour les sciences humaines et sociales et six mois pour les autres sciences, après la première publication, dans un périodique, moyennant mention de la source de la première publication ».

L’auteur ne peut pas céder son droit de libre accès. Ce droit a un caractère impératif, de sorte qu’il s’applique également vis-à-vis d’éditeurs étrangers, pour autant qu’il y ait un critère de rattachement avec la Belgique. Ce droit s’applique également aux œuvres créées avant l’entrée en vigueur de ce texte et non tombées depuis dans le domaine public. Le contrat d’édition peut prévoir un délai plus court que celui fixé par la loi.

La notion d’“article scientifique” signifie que l’article scientifique est publié dans une revue qui paraît au moins une fois par an. Par “article scientifique” on entend également les articles scientifiques, qui sont uniquement, ou à côté de la revue papier, digitalement accessible, après avoir fait un paiement unique ou structurel, via un abonnement.

La disposition proposée ne fait pas de distinction selon l’origine des moyens publics avec lesquels la recherche scientifique a été financée. Ils peuvent venir de l’Europe, du fédéral, des Communautés ou des Régions ou encore d’une autre autorité (locale, supranationale ou étrangère).

La notion de “manuscrit” vise non seulement une version manuscrite, mais également une version digitale de l’article. La version qui peut être rendue accessible au public en accès libre est la version post-impression, à savoir la version présentée par l’auteur avec les corrections des relecteurs. Moyennant l’autorisation de l’éditeur, l’auteur peut mettre le texte à disposition dans sa version éditée, à savoir la version validée par l’éditeur avec son lay-out définitif.

Pour fixer le délai de la période d’embargo, le législateur s’est inspiré du délai prévu dans les modèles de contrats du programme-cadre de la Commission européenne pour la recherche et l’innovation Horizon 2020. Le délai commence à courir après la première communication au public dans un périodique. Si l’article scientifique est publié par différents éditeurs, par exemple dans différentes langues, le début de la période d’embargo commencera à courir au moment où la première édition est communiquée au public. Après la période d’embargo, l’auteur a le droit de mettre l’œuvre scientifique gratuitement à la disposition du public en libre accès, par exemple sur internet.

Cette adaptation du droit de l’auteur et de l’éditeur fait suite à la recommandation de la Commission européenne du 17 juillet 2012 relative à l’accès aux informations scientifiques et à leur conservation et la communication du 17 juillet 2012 de la Commission pour un meilleur accès aux informations scientifiques. Elle n’est donc pas propre à la Belgique et on la trouve également en France, Allemagne, Pays-Bas, Italie et Espagne.

La solution combinant « période d’embargo » puis de « libre accès » a été retenue afin que les éditeurs conservent un avantage pour leurs abonnés et que les chercheurs soient toujours publiés dans des revues renommées.